仕事の段取りが上手くなる方法｜できない奴を卒業しよう！

段取りが上手くできない
予定通りに終わらない
やる気はあるけど上手くいかない

こんな悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、仕事を上手く進めていきたいのに思うようにできない方に向けて、段取りの組み方について解説しています！

段取りの組み方なんて言うと難しくてイメージも湧かないかもしれませんが、実はめちゃくちゃ簡単！

地下鉄のホーム(スタート地点)から改札階(ゴール地点)へ上がるための階段ができていないので、【ゴール(改札階)に辿り着くために、一歩一歩進んでいける階段を作っちゃいましょう！】というのが【段取り】なんです！

「段取り八分、仕事二分（仕事に取り掛かる前の段取りがきちんとできていれば、仕事の80%は完了したも同然！）」といった言葉が存在するくらい、仕事における下準備・段取りは重要です。

このまま段取りができなければ、仕事がデキる人になることも、しっかり稼いで幸せな人生を送ることも難しいかもしれません（>_<）そんな最悪の事態に陥らないためにも、段取り力を磨いていきましょう！

この記事を読んでもらえれば、段取り力を身につけるために何をするべきかがわかります･:*+.\(( °ω° ))/.:+

Contents

段取りとは？
仕事の段取りが上手くなったら？
段取りが上手くなる方法
まとめ｜段取りをマスターして"デキる人"になろう！

段取りとは？

そもそも段取りとは、スタート地点からゴール（目的・目標）を達成するための手順を考えることです。

目的：【なぜそれをやるのか】という意義のこと☝️

目標：目的を達成するために【何を、いつまでに完了するのか】という指標のこと☝️

スタート地点からゴールに辿り着くための

一連の流れ・道のりはどうなっているか
その中で、具体的に何をしなければいけないか

を事前に確認しておくことで、行動しやすくなりゴールも達成しやすくなります。

たとえば、上司から「クライアントへの新商品のプレゼン」を依頼されたとします。

この仕事を完了するための段取りをする場合、まずは【新商品について理解する→プレゼンの構成・内容を考える→方向性を一旦上長と握る→スライドを作成する→フィードバックをもらって修正する→リハーサルを行う】と大きな流れ・全体図を把握します。

そして、それぞれのパートで必要な具体的な行動を考えていくのです。リハーサルを行うためには、【上長など参加者の都合の良い日時を確認する→日時を決定する→会議室など場所を押さえる→必要な機材や資料を準備する】といった行動が必要だとわかります。

このように、目標を達成するための手順を考えて、やるべきことを明らかにすることを段取りと言います。

仕事の段取りが上手くなったら？

仕事の段取りが上手くなったら、どんな良いことがあるのでしょうか？

良いことは3つあって、

先読みした行動ができる
臨機応変に対応できる
よりよくするための情報収集ができる

です。

先読みした行動ができる

仕事の段取りが上手くなったら、先読みした行動ができるようになります。

何をするべきか把握できていれば、事前に必要なことを準備できるので「何をすればいいんだっけ？」と迷うことなく仕事を進めることができるようになります。周りの人たちの協力が必要だと予測できていれば、前もって声をかけておくこともできますよね。

他にも、「ここで問題が起きるかもしれない」と気をつけるべき部分に気づくことができるかもしれません。注意すべき箇所を事前に把握できていれば、問題が起きた場合に備えてプランBを考えておくこともできます。

ゴールを達成するための全体図と一連の流れが把握できれいれば、先々のことまで予測して動けるので、先回りの行動ができるようになるのです。

臨機応変に対応できる

段取りが上手ければ、問題が起きた時も臨機応変に対応することができます。たとえ問題が起きてしまったとしても、そのタイミングで改めて問題解決のために何をすれば良いか必要なことを洗い出せばいいだけだからです。

問題が起きてしまった場合は、問題を解消した状態・元の計画に戻った状態をゴールとして設定し、そのゴールを達成するために必要なことを書き出していきます。もし問題を先読みできていれば、事前に考えておいたプランBを実行することで解決できるかもしれません。

段取りが上手くなれば、たとえ予定通りにいかなかった時もパニックになることなく、適切なロードマップを敷いて行動し続けることができます。

より良くするための情報収集ができる

他にも、より良くするための情報収集を日頃からできるようになります。ゴールを達成するために必要なことがわかっているので、それらをより良い方法でやるための情報収集をする余裕が持てるのです。

もし、目の前のことをただひたすらこなすことで精一杯であれば、情報収集する余裕はないでしょう。たとえ、目の前のことに取り組むための部分最適な情報収集はできたとしても、全体を良くするための情報を得るところまでは考えが及びません。

事前に段取りできているからこそ、全体最適な情報を集めることができるようになります。

段取りが上手くなる方法

段取りとは何か、段取り力を身につければどんな良いことがあるのかを確認したところで、ここからは段取りが上手くなる方法について習得していきます！

これまでのように目の前のことだけを考えて行き当たりばったりで行動するのではなく、一旦落ち着いて全体を俯瞰し、どのような道のりを辿ればゴールまで辿り着けそうかを考えてスムーズにゴールに向かっていきましょう！！

段取りは、5つのステップで上手くできるようになります✨✨

その5ステップとは、

目的・目標を明確にする
達成のために必要なタスクを洗い出す
タスクに優先順位をつける
優先順位に沿ってスケジュールを入れる
実行 → 評価 → 改善のサイクルを回す

です。

Step1. 目的・目標を明確にする

まずはじめにやるべきことは、目的・目標を明らかにすることです。目的・目標がわからなければ「一体なにを頑張ればいいんだろう」と行き詰まってしまいますよね。そのため、まずはゴールを明確にしていきましょう！

ここを間違えてしまうと、この後に続くゴール達成のためのやるべきことも自動的に間違ってしまうことになるので、これから取り組もうとしている仕事内容の目的・目標は必ず押さえるようにします。

たとえば、会社で6ヶ月後に新商品を発売を開始予定だとします。その場合の目的は「新商品のリリースの成功・話題性の獲得」、具体的な目標は「初月の売上5,000万円」等になるでしょうか＾＾

まずは、ゴールを設定し、向かうべき方向を明確にしていきましょう！

Step2. 達成のために必要なタスクを洗い出す

次にやるべきことは、目的・目標の達成のために必要なタスクを洗い出すことです。現時点からゴールに向かうまでに、大きくどんな流れを経ることになるかを想像します。

この時に重要なことは頭の中で考えるのではなく、目に見えるように書き出すことです。PCでもいいし、ノートでもいいし、ただのA4紙でも、ポストイットでも問題ありません。可視化することで、考えやすくもなるし、抜け漏れにも気づきやすくなります。

先ほどの例でいくと、新商品の発売までに【商品企画→製造→販売促進の計画→通販サイトでの販売ページの作成→販売当日のイベント→SNSのキャンペーン】等さまざまなタスクが発生することが想像できます。

このままだとざっくりし過ぎていて具体的になにをやれば良いのかがわからないので、具体的な行動にまで細分化していきます。

たとえば、通販サイトでの商品ページの作成フェーズにおいては、【商品の写真撮影→説明入りのバナー画像の制作 & 商品名の決定→商品説明の決定 & 販売ページへの画像やテキストの設定作業】等、必要な素材を集めたり作るというタスクがありますよね。さらに具体的にすると、撮影とバナー制作だけでも【カメラマンの撮影スケジュールを押さえる・デザイナーのスケジュールを押さえる・写真のチェックをする・バナーのチェックをする・バナーの修正を依頼する・バナーの最終確認をとる】等、細かい行動リストにまで落とし込めます。

このように、仕事を完了するための全体図・一連のフローと、それぞれのフェーズでの具体行動を書き出していきます。